Libertad de información

Derechos y responsabilidades:

Los derechos de los solicitantes y las responsabilidades de la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia en virtud de la Ley de Libertad de Información de Virginia

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es todo documento escrito o grabación —independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video o cualquier otro formato— que haya dispuesto, sea propiedad o esté en posesión de un organismo público o de sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo se pueden denegar si se aplica una exención estatutaria específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.

Sus derechos en virtud de la FOIA

  • Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
  • Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
  • Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Hacer una Solicitud de Registros de la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia

  • Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud se presente por escrito ni que declare específicamente que solicita registros a la FOIA.
    • Por motivos prácticos, podría resultar útil, tanto para usted como para quien recibe su solicitud, que la presente por escrito. Así también se crea un registro de su solicitud, nos indica claramente qué registros quiere solicitar y se evitan los posibles malentendidos propios de las solicitudes verbales. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud a la FOIA si decide no hacerla por escrito.
  • Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
  • Su solicitud debe solicitar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que usted está haciendo preguntas generales sobre el trabajo de la Autoridad del Fondo de Préstamos de Tecnología de Asistencia, ni requiere que la Autoridad del Fondo de Préstamos de Tecnología de Asistencia cree un registro que no existe.
  • Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia en el curso regular de los negocios.
    • Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros
  • Si tenemos consultas sobre su solicitud, colabore con el personal para aclarar el tipo de registros que busca o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos hablar con usted sobre su solicitud para asegurarnos de que entendemos qué documentos busca.

Para solicitar registros de la Autoridad del Fondo de Préstamos de Tecnología de Asistencia, puede dirigir su solicitud a Sandra Prince Banker. Se puede contactar con ella en 1602 Rolling Hills Drive, Suite 107, Richmond, Virginia, 23229, 804teléfono -662-7021, fax 806-662-9533, o correo electrónico al Sandra.Prince@atlfa.org. También puede comunicarse con ella si tiene preguntas sobre la solicitud de registros de la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a la dirección FOIAcouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 225-3056 o [línea gratuita] 1-866-448-4100.

Las responsabilidades de la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia al responder a su solicitud

  • La Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día después de recibir su solicitud. El período de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
  • La razón detrás de su solicitud de registros públicos de la Autoridad del Fondo de Préstamos de Tecnología de Asistencia es irrelevante, y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
  • La FOIA requiere que la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
    1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
    2. Denegarle el acceso a todos los registros que usted solicitó, porque todos los registros están sujetos a una exención estatutaria específica. Si se deniega el acceso a todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Este documento deberá identificar el volumen y el tema de los registros que se deniegan e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite denegar el acceso a los registros.
    3. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
    4. Si es prácticamente imposible que la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
  • Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

  • Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite a la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
  • Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
  • Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
  • Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia puede exigir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. La Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

  • Información financiera, médica, de rehabilitación y otra información personal relativa a los solicitantes o beneficiarios de fondos de préstamos presentada o mantenida por la Autoridad del Fondo de Préstamos para Tecnología de Asistencia en virtud del Capítulo 11 (§ 51.5.5-53 y ss.) del Título 51.5 del Código de Virginia
  • Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
  • Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
  • Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
  • Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))